Como otimizar seus estoque

Consultores especializados em gestão de varejo dão a receita para o lojista evitar perdas e garantir a lucratividade

Por décadas a fio o varejo brasileiro relegou o gerenciamento de estoques a uma condição secundária na administração do negócio. Durante os anos de inflação alta, possuir um grande número de mercadorias estocadas significava, acima de tudo, garantir a valorização do capital investido. Além disso, muitos varejistas comandavam suas lojas de modo empírico, comprando produtos sugeridos pelos vendedores ou que simplesmente estavam na moda. Com o fim da inflação em níveis altíssimos, a chegada da concorrência internacional e de novos softwares de gerenciamento, o varejo passou a buscar uma maneira mais eficaz de gerir seus estoques.

De acordo com o consultor Cezar Sucupira, os lojistas passaram a dar mais importância para a retaguarda quando chegaram ao País novas estratégias de eficiência operacional, como a Resposta Rápida (Quick Response), e Resposta Eficiente ao Consumidor (ECR). Para a economista e consultora Dilma Maria Pimenta, o controle de estoques é quase uma arte, que exige sensibilidade para equilibrar boas compras, controle de qualidade, demanda calculada e atenção constante no consumidor. “O estoque é sem sombra de dúvida o pulmão da empresa varejista. Com pouco ar a empresa não respira, mas com muito ar a empresa se sufoca”, ensina.

Quando esse delicado equilíbrio se rompe, a gestão entra em crise. Na ruptura do estoque o produto simplesmente não está disponível e o consumidor na maioria dos casos busca o concorrente. Por outro lado, no excesso de estoque o baixo giro impacta negativamente a margem de lucro. O consultor de varejo e planejamento de negócios Hilton de Brito alerta para erros comuns nesse processo, como baixa qualidade na previsão de vendas, escolha errada do sortimento e processos ineficientes de execução, com baixos ganhos de escala. Para superar estes entraves, ele sugere o planejamento colaborativo, que envolve a troca de informações, objetivos e metas em comum, compartilhadas por todos os departamentos que fazem parte do sistema, do fornecedor ao vendedor.

Para Rodrigo Catani, sócio-diretor da consultoria GS&MD, em muitos ambientes de varejo ainda prevalece a velha prática de valorizar a compra e deixar de lado a qualidade da gestão do estoque. “As famosas compras de oportunidade são exemplos de uma postura que não leva em conta se o desconto do fornecedor teve uma real contrapartida ou só gerou custos adicionais”, alerta. Confira nas próximas páginas 10 dicas sugeridas pelos consultores para evitar riscos com rupturas, má alocação de mercadorias e perda de rentabilidade na retaguarda.

01 - Negocie com os fornecedores

Prever qual será a demanda efetiva da loja é fundamental. Lojas com grande mix de produtos tornam o processo mais complexo, por isso a questão nunca deve ser tratada como um processo simples. Muitas vezes o problema não é o excesso de estoques, mas o desbalanceamento. Excesso de alguns itens e falta de outros está ligado a uma previsão de demanda que não é adequada. O controle não precisa ser feito produto a produto, mas é imprescindível estar integrado com o fornecedor, e não apenas na hora de fazer o pedido.

É preciso uma coordenação do momento mais adequado para realizar o pedido, e se poderá receber a mercadoria no momento certo. Para evitar desajustes é preciso olhar menos para si e ver a realidade do fornecedor, se ele poderá entregar no prazo, etc. A negociação pode ser realizada com os principais fornecedores, priorizando os produtos mais vendidos, dando mais visibilidade ao fornecedor, e não apenas ao que está acontecendo na loja. Isso vai gerar mais previsibilidade para os dois lados.

02 - Fique de olho no "never out"

Do sortimento de uma loja, existem alguns produtos que não podem faltar nunca. São os chamados “never out”, que em hipótese alguma devem ficar de fora do mix. Depois desses produtos, existem aquelas mercadorias que estão em um degrau abaixo, e devem constar dentro de um patamar próximo aos 95% de disponibilidade. Por fim, há os produtos que podem até faltar que não vão afetar decididamente o negócio. Essa escolha está ligada ao nível de giro dos produtos e à estratégia de cada loja. Em uma loja de lingerie, por exemplo, é até aceitável que faltem algumas categorias que não são chaves no negócio, mas nunca a lingerie.

Por isso, não trate todas as categorias de forma igual. Dificilmente o estoque poderá ser controlado da mesma forma entre todos os produtos, todas as categorias e todos os fornecedores. Como nem sempre é possível disponibilizar todo o mix que a loja espera vender, o que seria o ideal, é preciso refletir e fazer algumas escolhas. Se essas escolhas não forem feitas de modo racional, serão feitas devido à falta de caixa, prazos de entrega atrasados e por outras circunstâncias que tornam o problema pior ainda.

03 - Não valorize demais o histórico de vendas

Fazer uma previsão de reposição de estoques a partir do histórico de vendas é o equivalente a dirigir um carro olhando o retrovisor. É preciso se antecipar e prever as vendas que podem ser feitas em eventos especiais, como a Copa do Mundo, e não apenas se basear em históricos de venda, mesmo em eventos sazonais. Não aposte demais na tecnologia, use sua intuição de vendas. O próximo mês pode ser muito diferente do que aconteceu no mesmo período do ano passado.

Históricos de venda muitas vezes mascaram características incomuns de demanda, como promoções, variações climáticas e outros fatores que podem levar a decisões incorretas para cima ou para baixo. É importante levar em conta o histórico, mas não se baseie apenas nesses números. Antecipe o que pode acontecer com a demanda nos próximos meses. Muitas vezes o mercado muda, a concorrência muda, o consumidor muda e as planilhas não mostram necessariamente isso.

04 - Repense a estratégia de compras

O ciclo de vida dos produtos – em especial os eletroeletrônicos, como os celulares, toda a linha de informática e televisores – está cada vez mais curto. Isso inviabiliza cada vez mais um modelo consagrado em um passado recente, que possibilitava ao lojista com um bom poder de compra a estratégia de comprar à vista um grande lote e armazenar as mercadorias. Com o encurtamento do ciclo de vida, a estratégia diferencial das grandes compras perdeu espaço.

Nos próximos meses talvez aqueles produtos já não interessem o consumidor com a mesma intensidade. Por isso um lote muito grande de mercadorias não pode ser adquirido sem uma boa prospecção de viabilidade em vendas. No varejo de alimentos essa preocupação é menos frequente, mas em relação a produtos com grande inovação, e mesmo no varejo de têxteis, repensar a estratégia de compras é fundamental nesse momento.

05 - Evite as compras de oportunidade

Muitas vezes o lojista armazena um grande número de mercadorias desnecessárias, e justifica a atitute devido à “compra de oportunidade”, isto é, comprou mais porque encontrou mais barato. Só que esse tipo de ação muitas vezes revela-se “oportunidade” apenas para quem o encheu de estoque.

Geralmente o departamento de compras se empolga com descontos adicionais e adquire uma grande quantidade de produtos, mas na verdade apenas antecipa compras futuras. Enquanto isso, custos com o armazenamento e o controle dessas mercadorias ficam ocultos. Muitas vezes o custo financeiro que incide sobre um estoque parado pode inviabilizar o desconto inicial oferecido pelo atacadista. Por isso, é preciso estar atento para compras com grande apelo de descontos, pois o resultado final pode ser totalmente contrário.

Verifique se há condições de uma demanda incremental para não imobilizar o estoque ou se os custos adicionais de carregamento foram contemplados na análise de compra. É preciso buscar o equilíbrio. Comprar demais pode significar capital imobilizado, enquanto comprar menos pode gerar uma ruptura nos estoques.

06 - Tome cuidado com a alocação de mercadorias

Geralmente o responsável pelas compras determina quantos itens serão distribuídos às filiais. Essa alocação de produtos em diversos pontos de venda quase sempre é feita de maneira descuidada, valendo-se de médias de venda que nem sempre corresponde à realidade de todas as lojas. Muitos erros ocorrem nessa hora, e o mais comum deles é o produto constar em estoque, mas nunca na loja onde o consumidor está. Isso resulta geralmente na perda de uma venda.

Como a demanda é muito heterogênea de loja para loja, essa distribuição sem critérios pode acarretar sérios problemas. Deixar a responsabilidade da alocação de mercadorias para os compradores é algo que não condiz com uma administração eficiente. Esses profissionais são bons na negociação com os fornecedores e no desenvolvimento do mix. Mas colocar sobre eles a responsabilidade do abastecimento sobrecarrega e torna pouco eficiente a operação. O posicionamento de cada loja, a demanda específica e a proximidade da concorrência são fatores que devem ser mensurados por uma área específica, ligada ao abastecimento, que converse com os gerentes sobre as especificidades de cada ponto de venda.

07 - Priorize a organização da retaguarda da loja

O custo do metro quadrado em lojas de shopping está cada vez mais alto. O mesmo acontece com lojas de rua em pontos comerciais valorizados. Por isso o excesso de estoque em áreas de retaguarda, que geralmente são pequenas, constitui um desperdício totalmente dispensável. Em muitos casos o que impera é a desorganização, com produtos faltando na gôndola, mas perdidos no fundo da loja. Esta situação é o pior dos mundos para o lojista. Portanto, desista de tratar da retaguarda como o último item da lista de gerenciamento.

A boa administração da retaguarda está intimamente ligada ao alinhamento com os fornecedores, onde o planejamento em conjunto prevê um estoque bem registrado. A boa previsão de demanda evita planos que dão errado e o descontrole dos estoques. Combinar com o fornecedor antes de realizar promoções pode assegurar um bom desempenho do plano, pois evita a baixa reposição das mercadorias depois de um salto de vendas.

08 - Treine seus funcionários

Muitos varejistas deixaram de receber produtos na loja e constituíram pontos de distribuição e depósitos em conjunto. Isso tornou a gestão mais crítica, devido à falta de controle personalizada sobre o estoque. Por outro lado, aquele velho modelo em que o fornecedor entregava em várias filiais, durante todos os dias da semana, mudou drasticamente. Muitas empresas não conseguiam mais agendar a entrega dos médios e pequenos fornecedores, que eram preteridos em função dos grandes. Isso gerou uma estruturação nova nos modelos de logística.

O problema é que essas funções foram mudando sem que fosse feito um trabalho específico com os funcionários. Geralmente os profissionais responsáveis pela área de logística são os mesmos que cuidam do transporte, do frete ou do depósito. Isso gera uma deficiência de informações particulares que só será contornada com o treinamento rigoroso de pessoal para áreas que exigem conhecimento diferenciado, como a gestão de estoques.

09 - Não aposte tudo em sistemas de controle

Um bom sistema de software pode ajudar bastante na hora de gerenciar seu estoque, mas isso não é tudo. Sem um bom piloto, não adianta um programa eficiente. Confie na sua intuição de vendas, nas nuances de sua loja e tome decisões em cima de informações reais. O software não vai detectar variações decorrentes de três finais de semana seguidos de chuva, por exemplo. Você terá de compensar essas informações com uma gestão realista. Não existem fórmulas mágicas. Pese suas decisões e não caia em ciladas como comprar apenas por comprar. Isso só vai tornar seus níveis médios de estoque muito altos.

10 - Excesso de opções pode confundir o consumidor

Estoques desbalanceados ou em excesso são resultantes de uma visão errada, que associa o grande número de marcas a qualidade de atendimento. O consumidor quer opções dentro de uma linha de produtos na hora de comprar, mesmo que já tenha sua preferência. Mas a profusão de marcas dentro de uma mesma linha confunde e pode trazer um resultado contrário. Oferecer uma variedade muito grande, especialmente em formatos menores de loja, pode resultar em um desastre. É preciso saber o que é um diferencial e o que é mais do mesmo. Categorias de produtos como os absorvente íntimos são itens em que o tempo de compra é o mais demorado, devido ao excesso de oferta. Tentar oferecer de tudo pode parecer mais eficiente, mas na verdade surte um efeito negativo.

Melhorar a gestão de estoques passa por repensar o sortimento. Se você tem uma estratégia que valoriza a quantidade de itens, está correto oferecer ao consumidor o maior número de opções. Mas isso é impossível de se fazer com todos os itens disponíveis em uma loja. Um diferencial que busca o maior número de mercadorias pode ser uma insanidade em um tempo onde a indústria não para de lançar produtos com ciclos de vida cada vez mais curtos.